一篇文章读懂媒体公关公司媒体记者邀约服务

 发布会新闻资讯     |      2020-02-20

首先,我们先简单说一下,什么是媒体邀约?

媒体邀约是指企业、政府等单位活动、会议需要媒体进行相关的新闻报道传播,邀请需要的媒体机构出席。随着社会的潮流发展,邀约媒体,成了企业发布会等宣传活动必备环节,顾名思义就是根据企业的宣传活动向媒体发出邀请,邀约成功后接下来活动当天媒体会到现场进行采集素材,挑取新闻点,届时在对应的媒体平台报道。

 

媒体现场拍摄

那媒体邀约的一般流程是怎样的?怎么邀约?

企业或行业协会首先要根据自身的需求,或者想要展现的媒体曝光程度、媒体平台进行挑选,根据媒体的传播方法、传播渠道以及受众群体进行解析,再确定企业或行业协会在媒体部分的预算,最后确定好具体的媒体进行邀约。一般来说,大众化媒体包括央视、卫视、门户网站、主流新闻媒体、党报日报等;行业媒体是指行业本身所属的专业媒体例如:IT、金融、健康、汽车等;同时还包括视频媒体、图文专题报道等。企业应该根据企业所属的行业以及活动的特点确定媒体邀请的级别。

一、自行邀约

自行邀约则是企业或行业协会内部自行邀约媒体,其好处是可以直接触碰媒体对接人,能熟悉各项事务的进展状况,简便地掌握全局。其不足之处就是由于邀约的媒体人数较大,如果没有肯定的关系或专门性,是很难邀请到企业真正想要邀请的媒体出席活动现场的,就算这些媒体真的出席了活动现场,但如果其新闻点不够,或者是整体的服务不周密,这些也都有可能造成最后新闻稿件无法通过媒体进行发布的。

二、工作室或职业个体邀约服务

企业或行业协会也可以请工作室或者是一些职业个体协助邀约媒体,这种模式的媒体邀约主要的好处是成本较低,可以节省企业或行业协会的部分开销,而其弊端则是这样的模式限定性会比较大,媒体发稿的品质也参差不齐,况且工作室或者是那些职业个体他们的信誉度也没有保障,对于企业或行业协会来说,他们的服务还只能走私人账户,无法开具发票的,这对于企业或行业协会在财务记账方面也会存在一些麻烦。在这里,我自荐一下:我们布马文化传播,隶属于布马网络。从事媒体公关行业已经十年。在全国甚至海外,有上万家媒体单位合作,并且保持良好的合作。只要你们有需求,我们立刻可以匹配到适合你的、你满意的媒体名单。从事这么多个年头,我们的媒体资源自然是极其丰富专业的。在国内,我们也是数一数二的媒体公关服务机构。有很多五百强企业、中小企业、地方政府有合作。海外地区也有不少客户。感兴趣的朋友,欢迎私信或者加我交流探讨。

 

媒体采访麦标

下面继续说正题:

三、由公关公司统一实行邀约

首先,正规的公关公司都是有专门的服务流程和服务标准的,其信誉是有保障的,所提供的服务也可以走对公账户并开具发票的,这也免去了企业或行业协会财务方面的麻烦。其次是正规的公关公司会全程跟进实时汇报进展状况,也会提供更有利于企业或行业协会宣传推广的媒体邀约意见。企业或行业协会可以省事的同时,还能用合理的成本预算获得更优质的服务和品宣。

应该如何邀请媒体?我们需要做什么?

企业确定好需要邀约的媒体名单,由公关公司开始联系沟通媒体。邀请时间一般以提前5到7天为宜,重大的活动,邀约数量多的媒体,需要更早提前预约安排。另外有一些小讲究:就是企业可以做一个媒体的邀请函,不需要太高大上,一个图片式的或者H5式的即可。发邀请函是媒体邀请一个比较正式的方式,为了显示出自己的诚意,也为了能让媒体引起足够的重视。

活动现场,怎么接待媒体?需要做什么?

一般来说,由媒体公关安排邀约到场的媒体,是不需要企业接待的。因为经过公关公司的协调和安排,媒体已经知道了自己需要到达的地点以及需要做的工作内容。媒体公关公司和媒体保持着非常好的关系,同时媒体老师也是非常专业,经常性出席活动的,所以,接待这方面,是不需要做什么的,也不需要有过多的沟通。当然企业可以热情一些,大多数活动,一瓶矿泉水、下午茶甚至伴手礼,这个看企业自己。媒体老师不会主动去要伴手礼或者安排午餐晚餐。

 

布马统筹媒体采访现场

公关公司邀约的媒体,需要报销车马费吗?

这个是视情况而定的。比如你活动是在广州,广州市区内的活动,媒体正常到场是不需要再给车马费。所有的费用由企业和媒体公关公司谈好的邀约费用进行合作。不会再另外收取任何费用,媒体也不会向你再索取什么费用。如果是要跨市的,也不一定会要车马费。看企业和公关公司怎么谈,适当的优惠也是可以的。

需要媒体老师采访几个问题怎么办?

如果活动中,有需要媒体老师安排采访的,应当在活动开始前两三天提前通知,最晚活动前晚,要把媒体老师需要采访的问题给到。为了保证活动流程的流畅性,提前安排好媒体老师需要采访的问题给到公关公司再由公关公司负责媒体统筹的经理转接。活动有邀请视频或者电视台媒体的,需要安排到合适的位置进行采访,毕竟摄像机需要空间架设机位拍摄。

在哪里采访比较好?台上还是台下?

一般的活动,都有活动背景墙宣传海报,建议在这个地方安排采访,视野好,也能拍摄企业自己的一些品牌信息。或者单独安排到一个空旷的地方,类似于访谈一样采访。

媒体都会带麦标吗?

基本媒体都会携带本家媒体的采访麦和媒体LOGO到现场,前提是有采访安排的情况下。如果没有采访环节,带麦标去干嘛,不可能让媒体老师拿着坐着不干活吧。他们也要拍照片或者视频媒体拍摄视频。

 

布马统筹媒体采访现场

媒体报道什么时候可以出呢?

网络新闻媒体出稿时间一般是当天或者第二天,大的媒体会慢一些。电视台一般是一周的时间内安排播出,因为电视台采集的新闻信息,交到台里也是需要排期才能安排播出的。视频网站媒体一般是2-3天的时间就可以发布报道,期间是需要剪辑配音配字幕发布的。平面媒体报纸杂志的话,大概也是一周内,具体看实际情况。

布马媒体资源介绍

媒体公关公司安排的媒体老师是真记者吗?

答案,是的。互联网社会,各种媒体都在转型做全媒体。一家媒体有很多个代表媒体,他们现在不是一个团队,公司,更像是一个集团,有很多分支。所以媒体编辑、实习记者、新闻采编人员一点都不缺。他们除了自己需要一些社会新闻素材,也需要政府、企业提供素材,所以会经常性的出席活动,采集新闻信息。去到活动现场的,有时候是资深编辑有些是实习记者、网站编辑,这个看当时的他们有没有档期。他们都是拥有发布的权利的。记者就是可以到场证实你这个活动信息、可以帮你造势采访、也算是帮你做背书,也能正常帮你发布报道。如果你有特殊的需求,记者也可以帮你做深度专访,甚至撰稿,属于他们工作能力内的,都是可以满足的。

关于布马文化传播

最后说一个就是,活动完成之后,媒体公关公司会把到场所有媒体发布的新闻报道素材以及新闻信息,提供给企业。会以PPT或者EX表格的形式反馈。我强调一点就是,专业的事情,要让专业的人做。不要为了省一些钱,选择不正规,不明来历的个人或者团队合作。钱不见了事还不算大,给你报道错了,那可能就麻烦了。不正规,自然系统很乱,很乱的,出错概率也就很大。现在时代不一样了,专业一点的媒体公关统筹方,会帮你从邀约媒体到活动现场执行,全部都安排好。基本都会到你的活动现场,帮你统筹,出现什么突发情况,也能帮你们控场,解决问题,你们只需要安心的进行活动.......