企业举办新闻发布会如何进行媒体邀约?

 新闻发布会     |      2020-01-15
         媒体邀约顾名思义,就是根据企业的新闻事件,新品上市,展会活动向媒体发出邀请,邀请成功之后,媒体会到现场核实取材,并在相应的媒体平台上进行传播报道。简而言之,邀请媒体采访报道的过程就叫媒体邀约或媒体邀请。从事市场或公关职位的小伙伴,可能经常会遇到邀请媒体参加活动的事情,往往时间紧任务重要求高,没有积累媒体关系的话,短时间内难以完成这样一个艰巨的任务。布马的媒体顾问根据媒体邀约经验总结出媒体邀约流程和注意事项,以期让初入公关领域的小伙伴全面认识媒体邀约工作。




 
媒体邀请流程
一、确认邀请媒体名单
二、打电话给相关负责人,邀请媒体参加,并发送邀请函。
1、来参加活动的媒体,看他们几点过来,怎样过来(坐车还是自驾车),过来的当天我们会整理一个资料袋,里面包括通稿,礼品,项目信息,签到,拿红包的另外签到并要名片。
2、不来参加活动的媒体,看他们是否可以发通稿,发的话我们在活动当日发通稿过去,然后他们出稿后,我们要拿回相关的链接地址或者报纸做留底 。
三、确认参加媒体后,要跟进,确认最后到的媒体人数,到来的方式,具体负责人和电话等。多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。



 
媒体邀约注意事项
1.甲方提供活动详细信息,如举办地址,时间,流程等信息,媒体单位会根据活动的情况,决定是否参加(如客户选的媒体不能参加,双方沟通协商替换备用媒体);
2.甲方准备文字新闻稿件以及图片等资料;
3.网媒,报社记者: 采编一名到场没有设备携带;
4.电视台,网络视频媒体: 带设备,现场采访摄制。采访结束后,进行视频内容剪辑,(视频需要甲方提供20字以内的标题)。后期发布时间在3--7天工作日左右,具体以实际播放日期为准。
5.甲方媒体接待人员做好媒体接待,如参加展会,发布会等,甲方提前为媒体人员准备好入场证件,以免耽误活动进程;
6.提前准备媒体签到表及其他各项内容, 
7.媒体对活动内容进行评估,并保留发布选择权!
8.为保证活动顺利进行,建议提前一周确定合作,以方便媒体早做安排。



 
需要给媒体记者准备的资料
提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:
1、 媒体邀请函
2、新闻通稿
3、会议议程
4、发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)
5、公司宣传册
6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)
7、 有关图片
8、 会议议程 
9、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)
10、空白信笺、笔(方便记者记录)
 
最后,媒体顾问提醒企业注意媒体邀请的礼仪,虽然企业举办活动邀请媒体也是出车马费的,但并不代表像购买广告一样的合作,媒体记者是新闻工作者,不同于广告销售,对于是否参加活动媒体有自主选择权,参加活动的媒体对发布稿件的内容也有相应修订权。当然,作为企业方的公关负责人要积极与媒体沟通,最大限度争取媒体曝光。